CRS – Car Rental Software
2015-2022©My Appy S.N.C.
Condizioni Generali di Abbonamento
aggiornamento del 21 02 2022 (consulta la versione precedente)
Art.1: Oggetto del Contratto
Il presente contratto ha per oggetto l’utilizzo, dietro corrispettivo di un canone annuale, del software denominato “CRS – Car Rental Software” che consente la gestione, da parte dei clienti, in un unica piattaforma, delle attività tutte delle società di autonoleggio e indicate nel paragrafo successivo.
Il canone annuale è indicato nel preventivo inviato e accettato.
Art.2: Caratteristiche e Funzioni Principali
CRS – Car Rental Software [2015-2021©My Appy SNC] è un software gestionale, sviluppato su tecnologia Web-based/cloud, dedicato alle aziende di auto noleggio.
Il software è ideato, progettato, sviluppato, gestito e commercializzato dal My Appy S.N.C.( fornitore).
Il software è integrato con l’applicazione mobile (app) Car Rental Checklist, di proprietà del fornitore, disponibile per sistema operativo iOS per iPad e iPhone (versione minima richiesta iOS 11.x).
Il software CRS gestisce le seguenti funzioni:
- Agenda movimenti
- Incassi/Prima Nota
- Interventi Veicoli (manutenzione e scadenze pagamenti/obblighi di legge)
- Anagrafica Cliente
- Anagrafica Conducente (principale/extra)
- Anagrafica Veicoli
- Accessori/Optionals
- Tariffe (orarie, giornaliere, settimanali, mensili, annuali, con/senza limite chilometrico, etc.)
- Preventivi
- Prenotazioni
- Contratti
- Firma Grafometrica Avanzata (Firma Digitale)
- POS Virtuale (tramite Piattaforma MiPP © My Appy)
- Domiciliazione bancaria dei pagamenti/SEPA (tramite Piattaforma MiPP © My Appy)
- Automazione pagamenti ricorrenti: invio proforma/pagamento/emissione fattura (tramite Piattaforma MiPP © My Appy)
- Riconsegna deposito
- Verbale di Consegna (Check-out) – digitale o cartaceo
- Verbale di Riconsegna (Check-in) – digitale o cartaceo
- Fatturazione (Fatturazione Elettronica)
- Gestione Multe
- Preventivo o Prenotazione su sito Web anche con pagamento online (opzionale), tramite booking engine integrato al sistema OTABO © My Appy
Il cliente, dichiara di aver esaminato e testato il funzionamento del software e che lo stesso è idoneo a soddisfare le esigenze aziendali per il quale è destinato.
Art.3: Configurazione account
Successivamente all’accettazione il fornitore procederà alla configurazione dell’account del cliente. Per tale configurazione il cliente dovrà fornire documenti e dati elencati nella sezione ‘dati creazione account’ presente nel presente sito.
L’account verrà configurato entro 10gg lavorativi dal ricevimento di tutti i documenti e dati.
Art. 4: Formazione, Affiancamento, Utilizzo e Assistenza online
Formazione
In caso di nuova attivazione, il fornitore si impegna a garantire al cliente la formazione, fino a un massimo di tre sessioni (periodo sandbox, vedi infra) da espletarsi da remoto e l’affiancamento necessario affinché un delegato designato dal cliente possa essere in grado di gestire il sistema in modo autonomo.
Potranno, altresì, essere stabilite specifiche e ulteriori sessioni di formazione in loco o da remoto per altri dipendenti.
Tali sessioni non sono comprese nel presente abbonamento, ma andranno concordate separatamente.
Utilizzo
Per la natura del software, sviluppato con tecnologia Web-based, non c’è un limite locale di accessi: il cliente potrà accedere da qualsiasi postazione avente una connessione internet valida e un browser di ultima generazione.
Il sistema è ottimizzato per Google Chrome®, ultima versione, e Safari®, ultima versione.
Il cliente potrà utilizzare il software esclusivamente per l’uso cui lo stesso è destinato. Inoltre, il Cliente, non potrà, né a titolo oneroso, né gratuitamente, cedere il software o renderlo disponibile, anche solo temporaneamente, a terzi, ad esclusione del proprio personale dipendente e di eventuali consulenti o collaboratori legati al cliente da specifici rapporti contrattuali.
Assistenza Online
Durante il periodo di abbonamento è garantita l’assistenza online espletata attraverso l’Help Center di My Appy SNC, servizio di assistenza dedicata online. Gli account degli operatori sono configurati in modo di avere un accesso diretto all’Help Center. Eventuali anomalie o richieste di assistenza dovranno essere prontamente comunicate attraverso l’Help Center. Per approfondire il funzionamento del sistema per il servizio di assistenza online si rimanda alla pagina descrittiva dell’Help Center.
Art.5: Dichiarazione di esclusione di responsabilità (disclaimer)
Il fornitore non è responsabile per l’utilizzo improprio del software da parte del cliente. il cliente è interamente responsabile dell’uso del software, anche in relazione ai propri dipendenti e collaboratori. Il cliente si impegna per se e per i propri collaboratori a cui fornisce le credenziali di accesso a rispettare e far rispettare la normativa vigente nell’utilizzo del software. Il fornitore non si assume in alcun modo la responsabilità delle informazioni inserite nel sistema a cura del cliente.
Art.6: Periodo Sandbox, Passaggio in Produzione (valido solo in caso di prima attivazione) e Fatturazione Elettronica
Periodo Sandbox, formazione
In caso di nuova attivazione, è previsto un periodo di formazione della durata massima di venti giorni. Durante tale periodo, attraverso una o più sessioni da remoto (fino ad un massimo di tre), verrà spiegato il funzionamento del sistema nei dettagli. Verranno fornite al cliente le credenziali di accesso che consentiranno agli operatore di effettuare delle simulazioni.
Verrà fornita la password per accedere alle guide online e tutorial per avere un supporto sempre disponibile sia durante questa fase che in caso di eventuali dubbi futuri su specifiche procedure.
Il cliente, anche al fine di formare a sua volta i propri collaboratori, potrà effettuare test di vario tipo, come creazione di prenotazioni, contratti, schede clienti, fatture proforma, etc, restano escluse dai test le fatture elettroniche con invio a SdI. In tal modo il cliente potrà apprendere tutte le procedure necessarie al funzionamento del sistema.
Il periodo Sandbox decorre dalla comunicazione dell’avvenuta configurazione di cui all’art.3.
Passaggio in Produzione e affiancamento
Terminata la fase sandbox avviene il passaggio in produzione. I vari test procedurali effettuati, come preventivi, contratti, fatture, etc, verranno eliminati e il cliente inizierà la reale attività operativa col sistema.
Sarà garantito un periodo di affiancamento per il corretto utilizzo del software per ulteriori 15 giorni.
Il passaggio in produzione, se non diversamente concordato, prevede il pagamento del saldo indicato in preventivo. Se, allo scadere del periodo sandbox, il saldo non è stato ancora versato, è facoltà del fornitore bloccare l’accesso al sistema.
Decorsi ulteriori trenta giorni, senza che il cliente abbia provveduto al pagamento del saldo, il contratto si riterrà definitivamente risolto e tutti i dati verranno eliminati dai server in uso al fornitore. L’acconto versato sarà considerato quale caparra confirmatoria e sarà trattenuta dal fornitore a risarcimento del danno per inadempimento.
Nel caso in cui il pagamento del saldo dovesse pervenire successivamente alla risoluzione del contratto, tale importo verrà contabilizzato come acconto per un nuovo contratto da stipulare.
Fatturazione Elettronica
Al momento del passaggio in produzione verrà abilitato l’invio del tracciato XML delle fatture al Sistema di Interscambio.
Art 6/bis: Pagamento del canone di abbonamento, setup iniziale, integrazione flotta
Pagamento tramite bonifico bancario:
Se non diversamente concordato, l’importo iva inclusa indicato nel preventivo o nel contratto va versato per il 50% al momento dell’accettazione e il saldo a 60 giorni dalla data accettazione.
Eventuali servizi aggiuntivi o integrazione del canone per incremento della quota-flotta devono essere saldati al momento della richiesta.
Pagamento tramite SDD-SEPA Direct Debit (Addebito diretto su conto):
Eventuali rateizzazioni sono subordinate esclusivamente al mandato Sepa (ex- RID), ossia autorizzazione all’addebito diretto (SDD).
Si specifica che in caso di mancato pagamento della rata prevista, che possa avvenire per qualsiasi motivo (come, ad esempio, insufficienza dei fondi, contestazioni, etc.) il servizio verrà immediatamente sospeso e non sarà consentito l’accesso al gestionale fino al pagamento avvenuto.
Verrà inoltre applicata una penale pari a euro 30,00+IVA per la gestione di ogni pagamento contestato.
Art.7: Durata Contratto, Canone e Rinnovo
Durata
Il presente contratto ha durata annuale, che decorre dal giorno del passaggio in produzione.
L’importo e le modalità di pagamento del primo canone sono indicati nel preventivo. Restano valide le condizioni di cui all’art. 6/bis. Il canone è subordinato al numero dei veicoli attivi.
Rinnovo
Il contratto si rinnova tacitamente di anno in anno previo pagamento anticipato del canone relativo all’anno successivo.
Il cliente che non volesse rinnovare il contratto potrà, non oltre trenta giorni prima della scadenza annuale, richiedere una copia digitale dei documenti indicati nella sezione ‘Archivio annuale’.
In caso di mancato pagamento, l’accesso e l’utilizzo del software sarà automaticamente bloccato. Decorsi trenta giorni dalla scadenza, tutti i dati presenti nell’account dal cliente saranno definitivamente eliminati e il contratto si riterrà risolto. L’eventuale pagamento oltre i termini della scadenza sarà considerato acconto per un eventuale nuovo contratto.
Art.8: Upgrade
Il fornitore, in caso di aggiornamenti del sistema al fine di migliorarne il funzionamento e arricchirne le potenzialità, potrà agire anche senza preavviso.
Tali upgrade, se non preventivamente concordati, verranno forniti a titolo gratuito.
Il cliente ha la facoltà di richiedere e concordare eventuali miglioramenti, modifiche e personalizzazioni al sistema che saranno oggetto di separato preventivo.
Art.9: Archivio Annuale
Entro il mese di marzo di ogni anno il fornitore, su esplicita richiesta scritta del cliente, rilascerà copia digitale dei seguenti documenti relativi all’intero anno precedente:
- Tariffe
- Incassi (*)
- Anagrafica Veicoli
- Anagrafica Clienti
- Contratti Stipulati (*)
- Checklist Create (*)
- Fatture emesse in formato non elettronico (*)
- Tracciato xml delle fatture inviate a SDI
- Notifiche Multe (*)
(*) se non diversamente concordato, successivamente alla consegna della copia su supporto fisico, i dati relativi a questi documenti verranno eliminati in via definitiva dai server in uso per il Sistema. Il loro mantenimento nel server potrebbe avere un costo addizionale.
Art.9 bis: Fatturazione elettronica – conservazione elettronica
La conservazione elettronica (comunemente denominata conservazione sostitutiva) delle fatture elettroniche emesse non viene eseguita da CRS.
Per conservazione elettronica si intende un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) grazie al quale si ha la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poterne recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).
Per poter procedere con la conservazione elettronica secondo i parametri forniti dal CAD occorre che il cliente proceda autonomamente ad attivare la funzione direttamente sul portale delle Agenzia delle Entrate.
L’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Art.10: Funzioni in uso nel sistema: Piattaforma MiPP
Carta di Credito
L’integrazione MiPP consente all’operatore di caricare un pagamento con carta di credito direttamente sul gestionale CRS o di inviare al proprio cliente un link per far procedere al pagamento da remoto. Il link potrà essere inviato via email o via SMS, in quest’ultimo caso il cliente dovrà preventivamente aver creato un account presso il nostro partner fornitore del servizio di invio SMS acquistando una credito che consenta l’invio degli SMS. Il costo di un invio è pari a circa 5 centesimi di euro.
I pagamenti tramite piattaforma MiPP vengono eseguiti nel rispetto degli standard di sicurezza internazionali e della normativa vigente.
Si rimanda al modulo di adesione MiPP per le condizioni generali del servizio di incasso, nonché per le relative commissioni di elaborazione.
Mandato SEPA (Addebito diretto)
L’integrazione MiPP consente all’operatore di gestire gli addebiti diretti, anche pianificando la scadenza degli stessi. Il sistemati base alle opzioni selezionate dall’operatore, potrà procede in modo automatico, per ogni scadenza calendarizzata, ad inviare una proforma al cliente finale, gestire il relativo pagamento addebitando l’importo nel conto corrente del cliente finale e ad emettere e inviare la fattura relativa al pagamento ricevuto.
I pagamenti SEPA tramite piattaforma MiPP vengono eseguiti nel rispetto degli standard di sicurezza internazionali e della normativa vigente.
Si rimanda al modulo di adesione MiPP per le condizioni generali del servizio di incasso, nonché per le relative commissioni di elaborazione.
Art.11: Proprietà del codice sorgente
Il software e il codice sorgente sono e restano di esclusiva proprietà di My Appy SNC.
Art.12: Proprietà dei dati inseriti – Users Data/Privacy
Tutti i dati raccolti dal Cliente mediante l’uso del software sono e restano nell’esclusiva disponibilità del Cliente, fino a quando l’abbonamento è in corso.
Sarà cura del Cliente adempiere agli eventuali obblighi/comunicazioni di legge relativi alla tutela della Privacy, e al trattamento dei dati personali così come indicato nel Regolamento UE 679/2016 e relativa normativa nazionale, nei confronti dei propri clienti.
Tali dati verranno trattati occasionalmente da My Appy SNC al solo ed esclusivo fine del corretto funzionamento del software. Sarà onere del cliente informare di tale circostanza i propri clienti.